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ewirtungsbeleg:

Es gehört zum guten Ton, hin und wieder mit Geschäftspartnern essen zu gehen oder Kunden auf eine Tasse Kaffee einzuladen. Diese Aufwendungen sind steuerlich absetzbar, schließlich geht es hier um Marketing, um die Pflege von Kontakten, um den Ausbau Ihres Geschäftes. Am Ende entsteht ein Bewirtungsbeleg.
Doch Vorsicht! Einmal abgesehen davon, dass die Höhe der Aufwendungen in einem angemessenen Verhältnis zum Anlass stehen sollte, müssen Geschäftsessen mit einem korrekt ausgestellten Bewirtungsbeleg richtig abgerechnet werden. Andernfalls kann es bei einer Betriebsprüfung zu unliebsamen Überraschungen kommen. Wenn Sie im Lokal nach der Rechnung bitten, sollten Sie stets explizit einen Bewirtungsbeleg verlangen!
Auch Existenzgründer, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und Freiberufler kann eine Betriebsprüfung irgendwann ereilen. Deshalb ist es ratsam Ihre Geschäftsessen und die damit verbundenen Bewirtungskosten mit einem korrekten Bewirtungsbeleg direkt korrekt abzurechnen. Diese werden bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt besonders gern und genau unter die Lupe genommen.

Bei der Bewirtung von Geschäftspartnern sollten Sie hierauf achten, damit Ihr Bewirtungsbeleg akzeptiert wird:

  • Anlass und private Beteiligung an den Bewirtungskosten:
    Alle Geschäftsessen, für die Sie Bewirtungskosten geltend machen möchten, müssen im Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen stehen. Sprich: Nur wenn aus Ihrer Abrechnung ein geschäftlicher Anlass klar ersichtlich hervor geht, kann diese als Bewirtungskosten geltend geacht werden. Das können ebenso Projektbesprechungen mit Kunden sein wie auch ein Gespräch mit einem potenziellen Auftraggeber. Dabei geht der Gesetzgeber allerdings davon aus, dass ein Teil der Bewirtungskosten, die bei einem solchen Gespräch entstehen, privat vom Einladenden getragen werden müssen. In diesem Sinne können nur 70 Prozent der aufgewendeten und angegebenen Ausgaben als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Die Vorsteuer wird in voller Höhe auf die Umsatzsteuer angerechnet.
  • Der ordnungsgemäße Bewirtungsbeleg:
    Damit Ihre Bewirtungsaufwendungen vom Finanzamt anerkannt werden, müssen Sie als Steuerpflichtiger einen so genannten „Belegnachweis“ (Bewirtungsbeleg) erbringen. Dieser muss maschinell erstellt, registriert  und vollständig ausgefüllt sein. Wenn Sie Gäste in einem Restaurant bewirten, reicht es also nicht aus, wenn Sie sich vom Gastwirt eine allgemeine Quittung über „Speisen und Getränke“ ausstellen lassen. Der Gesetzgeber unterscheidet je nach Höhe der Aufwendungen zwischen einer normalen Rechnung (Rechnungsbetrag über 150 Euro) und einer „Kleinbetragsrechnung“ (bis 150 Euro). Für letztere gelten geringere formale Anforderungen.Folgende Angaben müssen Sie handschriftlich auf der Rechnung oder auf einem angehefteten Blatt (siehe unser Vordruck) machen:
     
    1. Namen aller Bewirteten (Teilnehmer der Bewirtung) einschließlich sie selbst.
    2. Genaue Bezeichnung des Bewirtungsanlasses. Angaben wie „Geschäftsessen“ oder „Projektbesprechung“ sind nicht ausreichend. Der Zusammenhang mit einem konkreten geschäftlichen Vorgang muss klar erkennbar sein.
    3. Datum und Ort der Bewirtung ergeben sich in der Regel bereits aus dem Bewirtungsbeleg vom Gastwirt.
    4. Unterschrift des Bewirtenden.
  • Angaben der Gaststätte auf den Bewirtungsbelegen für Geschäftsessen im Geschäftsinteresse:
    Den Bewirtungsbeleg erstellt die Gaststätte üblicherweise maschinell und auf einem vorgefertigten Formular.Bei Geschäftsessen mit einer Kleinbetragsrechnung bis zu 150 Euro (inklusive Umsatzsteuer) sind folgende Angaben vom Gastwirt (Restaurant) im Bewirtungsbeleg Pflicht:
     
    1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Gastwirts
    2. Rechnungsdatum (Tag der Bewirtung)
    3. Genaue Aufschlüsselung und Bezeichnung der verzehrten Speisen und Getränke
    4. Preise der einzelnen Gerichte und Getränke.

    Bei Bewirtungsbelegen über 150 € (inklusive Umsatzsteuer) sind folgende Angaben vom Gastwirt (Restaurant) auf dem Bewirtungsbeleg verpflichtend:
    1. Name und Anschrift des Restaurants
    2. Rechnungsempfänger (muss vom Restaurant eingetragen werden)
    3. Name und Anschrift des bewirtenden Gastgebers
    4. Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Gastwirts
    5. Fortlaufende Rechnungsnummer
    6. Datum der Rechnung und Leistungsdatum. Der Aufdruck, dass das Datum des Leistungszeitpunktes mit dem des Rechnungsdatums übereinstimmt, reicht aus.
    7. Aufschlüsselung und Bezeichnung der verzehrten Speisen und Getränke (die Angabe „Speisen und Getränke“ reicht nicht aus).
    8. Angabe der Preise der einzelnen Gerichte und Getränke (der Gesamtbetrag allein ist nicht ausreichend)
    9. Bezifferung des Nettobetrags, des angewendeten Steuersatzes und des Umsatzsteuerbetrags.

    Übrigens: Auch Trinkgelder können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Dazu müssen sie jedoch auf dem Bewirtungsbeleg vom Kellner bestätigt werden.

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nlass und private Beteiligung an den Bewirtungskosten

Alle Bewirtungskosten, die Sie geltend machen wollen, müssen klar ersichtlich im Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen stehen. Ein konkreter Zusammenhang mit einem geschäftlichen Anlass muss also bereits aus dem Bewirtungsbeleg hervorgehen. Das können Verkaufsgespräche mit Interessenten sein, Projektbesprechungen mit Kunden oder auch eine ungezwungene Unterhaltung mit einem potenziellen Auftraggeber. Ungedenk des Anlasses schreibt der Gesetzgeber jedoch eine Eigenbeteiligung von 30% vor. Das bedeutet, es können nur 70 Prozent der tatsächlich erbrachten Ausgaben geltend gemacht werden. Die Vorsteuer wird jedoch in voller Höhe auf die Umsatzsteuer angerechnet.

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ewirtungsaufwendungen: Der ordnungsgemäße Bewirtungsbeleg
Damit Ihre Bewirtungsaufwendungen anerkannt werden, müssen Sie als Steuerpflichtiger einen so genannten „Belegnachweis“(Bewirtungsbeleg) erbringen. Dieser muss maschinell erstellt, registriert  und vollständig ausgefüllt sein. Wenn Sie Gäste in einem Restaurant bewirten, reicht es also nicht aus, wenn Sie sich vom Gastwirt eine allgemeine Quittung über „Speisen und Getränke“ ausstellen lassen. Der Gesetzgeber unterscheidet je nach Höhe der Aufwendungen zwischen einer normalen Rechnung (Rechnungsbetrag über 150 Euro) und einer „Kleinbetragsrechnung“ (bis 150 Euro). Für letztere gelten geringere formale Anforderungen.
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hre Angaben auf dem Bewirtungsbeleg
Folgende Angaben müssen Sie selbst – handschriftlich auf der Rechnung oder auf einem angehefteten Blatt (siehe unser Vordruck) – auf einem Bewirtungsbeleg für Geschäftsessen über 150 Euro ergänzen:
 
1. Namen aller Bewirteten (Teilnehmer der Bewirtung) einschließlich Ihres eigenen Namens
2. Genaue Bezeichnung des Bewirtungsanlasses. Angaben wie „Geschäftsessen“ oder „Projektbesprechung“ sind nicht ausreichend. Der Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang muss erkennbar sein
3. Datum und Ort der Bewirtung ergeben sich in der Regel bereits aus dem Bewirtungsbeleg vom Gastwirt
4. Unterschrift des Bewirtenden
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